初入職場,由搵工、見工到返工都要打email,識寫個好嘅email,會俾人一個好印象,亦都大大提升工作效率!依家呢個年代返工一日收咁多封email,梗係要識點寫email啦,今日就教大家點避免踩中寫email嘅三大陷阱喇!

1) 主題不明確

一個上班族每天會收到不少email,如果主旨不夠明確,難免令收信人對寄件者有雜亂無章嘅印象。

例如︰
Subject:Booking
主題:預約
V.S.
Subject:Booking of the XXX hotel for annual dinner2018
主題:預約2018年度晚宴場地—XXX酒店

一個商業人士一天可能有數十封email喺關於預約,單字booking唔夠清晰,最好加插時間/地點/用途等,令收件人望一眼就知道內容會喺咩。

大家都嚟睇下以下例子,測試下自己喺唔喺已經分到好同壞嘅主旨啦!

Subject:Application
主題:申請
V.S.
Subject:Application for Human Resources Assistant
主題:應徵成為人力資源部助手

Subject:Request
主題:要求
V.S.
Subject:Requesting for Project submission before Jan10
主題:報告提交(1月10日前)

2) 過分使用感嘆號

感嘆號嘅使用有時可以幫助傳達感情和表示友好,但過分使用就真喺會令人覺得「做多咗」,帶來反效果。例如你要感謝客戶時:

Thank you for choosing our company!!!! We are honored to be your partner of this program!!!!
感謝你選用我們公司!!!!我們很榮幸成為你的合作伙伴!!!!

又或者要結尾時:

Looking forward to our next meeting!!!! Hope to see you soon!!!
很期待下次的會面!!!!希望很快可以再見!!!

用字上並沒有大問題,只喺感嘆號表現過於熱烈嘅情感,難免令人卻步,適量地使用感嘆號先能避免中伏,例如要邀請對方參與會議時,可以這樣寫︰

We would like to invite you to the annual meeting dated 10th June. Please reply to this email on before this Friday. Hope to see you there!
我們想邀請你來6月10日的年度會議。請於星期五或之前回覆電郵。很期待能看到你!

3) 過分使用縮寫

善用縮寫當然可以節省時間,但如果濫用了,反而令對方覺得寫信人誠意欠奉。例如:

1. BTW , U needa hand in ur report ASAP. THX!
對了,你要盡快提交報告。謝謝!

2. Also, please hand in your report (ASAP). Thank you!
還有,請(盡快)提交報告。謝謝!

第一個是不正確的示範,因為有非正式的縮寫,在撰寫商業電郵時,謹記不要犯這個錯誤呢!想用縮寫來節省時間,又避免出錯的話,可參考第二個例子。



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